Un établissement d’enseignement a amélioré son délai de réponse de 80% et augmenté les inscriptions de 30% grâce à l’automatisation des demandes par l’IA
Assistant aux admissions
Le défi
Pendant les périodes de pointe des admissions, l’équipe chargée des admissions recevait chaque jour des centaines de demandes par téléphone, e-mail et réseaux sociaux. Les délais de réponse s’allongeaient, passant de quelques heures à plusieurs jours. Les étudiants potentiels se tournaient vers la concurrence. L’équipe ne pouvait pas distinguer les simples curieux des candidats ayant une forte intention de s’inscrire, ce qui lui faisait consacrer des efforts à des demandes peu prioritaires.
Ce que nous avons développé
Nous avons créé un agent IA de traitement des demandes, actif sur WhatsApp, le site web de l’établissement et par e-mail. L’agent répond instantanément aux questions courantes sur les cours, les frais, les conditions d’admission et les échéances. Il qualifie les demandes en fonction du parcours académique et du niveau d’intérêt, et donne la priorité aux candidats manifestant une forte intention afin qu’un collaborateur assure leur suivi. Le système planifie automatiquement les visites du campus et les séances d’orientation.
Comment nous y sommes parvenus
Charger la base de connaissances du programme
Indexation des informations relatives aux cours, aux frais et aux critères d’admissibilité dans tous les départements.
Qualifier selon l’intention
Mise en place de la logique de scoring qui priorise les candidats à forte intention en vue d’un suivi humain.
Automatiser l’étape suivante
Intégration de la réservation des visites du campus et des séances d’orientation directement dans la conversation.
Résultats
Le délai moyen de réponse aux demandes a diminué de 80 %. Les inscriptions ont augmenté de 30 % lors du cycle d’admission suivant. L’équipe des admissions s’est entièrement concentrée sur les candidats affichant une forte intention. La satisfaction des étudiants à l’égard du processus de demande d’informations a atteint un niveau record.
Services utilisés dans le cadre de cette mission
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