Een advocatenkantoor verkortte de zoektijd voor documenten met 85% en verbeterde de compliancetracking met AI-documentbeheer
Drie dossiers verwijzen naar aansprakelijkheidslimieten voor schadeloosstelling van meer dan 1x de vergoedingen in SaaS-MSA's boven $500K, meest recentelijk de opdracht voor Doran Holdings (2024), die werd geschikt op 1.5x de jaarlijkse vergoedingen.
De uitdaging
Medewerkers besteedden 15-20% van hun factureerbare tijd aan het zoeken naar relevante precedenten, contracten en dossiers in losstaande systemen: een verouderd DMS, netwerkschijven en e-mailarchieven. Compliance-deadlines werden bijgehouden in spreadsheets en gemiste deadlines hadden geleid tot sancties van toezichthouders. Partners hadden zonder handmatig aangevraagde statusrapporten geen zicht op de status van dossiers.
Wat we hebben gebouwd
We implementeerden een RAG-gebaseerd kennissysteem dat de volledige documentbibliotheek van het kantoor indexeert, inclusief oudere archieven. Medewerkers zoeken in gewone taal en ontvangen relevante documenten met gemarkeerde fragmenten en bronverwijzingen. Een compliancemodule volgt wettelijke deadlines per dossier, verstuurt geautomatiseerde waarschuwingen met configureerbare intervallen en escaleert achterstallige items. Een dossierdashboard geeft partners realtime inzicht in de status van alle actieve opdrachten.
Hoe we dit hebben bereikt
Indexeer de volledige documentbibliotheek
Het verouderde DMS, netwerkschijven en e-mailarchieven samengebracht in één doorzoekbare index.
Bouw zoekfunctionaliteit met bronvermeldingen in heldere taal
Laat medewerkers zoeken in natuurlijke taal en van bronnen voorziene fragmenten krijgen, niet alleen bestandslijsten.
Compliancebewaking automatiseren
Deadlinetracking toegevoegd met configureerbare waarschuwingen en een dossierdashboard voor partners.
Resultaten
De tijd om documenten op te halen daalde met 85%. Medewerkers wonnen gemiddeld 3 factureerbare uren per week terug. Na de implementatie werd geen enkele compliancedeadline gemist. Partners kregen onmiddellijk inzicht in de status van dossiers zonder handmatige rapporten te hoeven aanvragen.
Diensten die voor deze opdracht zijn gebruikt
Wilt u vergelijkbare resultaten?
Vertel ons over uw bedrijf. We beoordelen hoe AI kan helpen.